郵送による情報漏洩事故発生に関するお詫びとご報告

この度、弊社にてご加入中のお客様向けに発送しました郵便物につきまして、宛名と異なるお客様情報を記載してお送りしていたことが発覚いたしました。ご関係者の皆様には大変なご心配とご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。

　

１．発生経緯および原因

【発生経緯】
2024年6月21日、弊社は、郵便局のシステムを用いて案内文の発送を手配し、6月24日～26日にかけて、地域別に順次お客様に郵送を行いました。

6月24日午前11時、お客様からお問い合わせのお電話をいただき、宛名と異なるお客様の情報を記載した郵便物をお送りしていた事実を確認しました。その後も同様のお問い合わせをいただき、お客様にお送りしたすべての郵便物に、同一のお客様情報が記載されていた事実が判明いたしました。

その後、本件の発生原因について調査いたしました結果、以下の発生原因を確認しました。

【発生原因】
弊社が使用した郵便局のシステムである「Webレター・差込差出し機能」においては、宛先リストを登録することで、郵送する文書内に、お客様ごとの登録情報を個々に差し込み印刷ができるものとなっております。
しかし、本件においては、宛名は正常に作成されたものの、他の箇所には宛先リストに登録された1名のお客様情報のみが差し込まれた結果、当該お客様以外のお客様全員に、当該お客様の情報を記載した郵便物を発送してしまったものです。

宛先リストの登録情報が正常に差し込まれなかった原因については、2024年6月28日現在、郵便局において調査中ですが、本件事故に関しましては、システム利用者である弊社に責任がございます。

本件事故の発生原因は上記のとおりですので、誤った内容の文書が届きましたお客様につきましては、お客様ご自身の情報を別のお客様にお送りしていることはございません。しかしながら、誤った内容の文書が届いたことにより、お客様ご自身の情報においても同様に漏洩されているのではないかとご心配をお掛けしてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

（2024年7月3日追記）
郵便局より調査報告を受け、発生原因を特定いたしました。結論としましては、当社がシステム登録時に手順を誤ったものにより、この度の情報漏洩事故を招いてしまったものです。ご関係者の皆様には大変なご心配とご迷惑をお掛けしたこと、改めて深くお詫び申し上げます。

【郵便局による調査結果により発覚した発生原因】
郵便局のシステムである「Webレター・差込差出し機能」においては、Web上に用意されたシステム内で差込設定を行うものとなっていますが、当社はこれを見落とし、Microsoft Officeシステムの差込印刷機能を設定した形にてWord文書およびCSVリストを登録していました。

これにより、差込印刷を設定した箇所においては、初期状態としてリスト1件目の情報のみが反映され、システム内においては差込印刷が機能せず、すべての宛先にリスト1件目の情報を印字して送る形で登録されていました。結果、前述のとおり、当該お客様以外のお客様全員に、当該お客様の情報を記載した郵便物を発送してしまったものです。

また、このような経緯に至った心理的要因、組織的要因などにつきましても、社内で分析し列挙しています。今後同様のことなきよう、下記に掲げた再発防止策を徹底してまいります。

　

２．漏洩件数・情報

個人1件、法人1件　
それぞれの契約者氏名（法人については名称）、契約者番号、証券番号、自動車の登録番号（ナンバー）、保険満期日

　

３．漏洩発覚後の対応状況

情報漏洩について、当該お客様につきましては、深くお詫び申し上げるとともに、万一情報悪用による損害が発生した場合には責任をもって調査・対応させていただきます。

また、この度の情報漏洩発生に関しては、監督官庁である関東財務局への報告を行っております。

誤った文書を発送してしまったお客様につきましては、改めて同様の案内文をお送りさせていただきますが、次回発送の際には個別のお客様情報に関する記載は控えさせていただきますので、ご了承願います。ご不明点につきましては、案内文に記載のお問い合わせ先にご連絡いただきますようお願い申し上げます。

　

４．再発防止策

弊社では契約手続から証券発行、事故報告から保険金請求まで、すべてインターネット上での手続を行っているため、文章でのご連絡については郵送ではなくメールでのご連絡を行っております。また、メール宛先を大量に指定する場合には、個人情報等を記載・添付しない運営としております。

今後、同様の事故を起こすことのないよう、外注システムの利用を含め、大量の案内文発送を行う場合には、個人情報等を記載した書面の郵送は一切行わないことと致します。

金融機関、およびプライバシーマーク認定事業者として、本件につきましては関東財務局および審査機関に報告を行っております。各所からの指導を受けながら、適切な情報管理に努めて参ります。

　

この度はこのような情報漏洩事故を発生させ、ご関係者の皆様には大変なご心配とご迷惑をお掛けし、重ねて深くお詫び申し上げます。

上記の再発防止策を確実に実行し、適切な情報管理に努めて参ります。

　

2024年6月28日

ゼアー少額短期保険株式会社
代表取締役　松岡　祥平

　

本件に関するお問い合わせにつきましては、こちらにご連絡ください。

【お問い合わせ先】
ゼアー少額短期保険株式会社
〒105-0001　東京都港区虎ノ門1-16-16　虎ノ門1丁目MGビル8階
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